Daten sind das Spiegelbild der gelebten Prozesse

Trotz der massiven Einführung von ERP-Lösungen der letzen 10 – 20 Jahre in den Unternehmen, stellen wir in unseren Projekten immer wieder fest, dass in Datenbanken / Systemen „Felder und Feldeinträge“ immer wieder zweckentfremdet werden, um Prozesse mit erweiterten Informationen besser zu steuern. Hierbei geschieht dies nicht beschränkt auf einzelne Lokalitäten, sondern Themen, Abteilungs-, Bereichs oder gar Unternehmensweit, so wie es erforderlich ist entsprechende Prozesse steuerbar zu machen.

Zu solchen schnellen und pragmatischen Lösungen kommt man in den Unternehmen, da die gewünschten Prozesse in der Software nicht vorgesehen sind und eine weitere Softwareanpassung dafür viel zu Aufwändig gewesen wäre. (Anmerkung: Leider ist nach wie vor die Denke in den meisten Unternehmen, das man ERP-Software mit allgemeingültigen Standardprozessen implementieren kann und zu spät merkt, dass dies nur für einige Prozesse gilt. Die Prozesse, die das Unternehmen von anderen unterscheidet, biegt man aber so lange, bis diese brechen!) Eine entsprechende Verfahrensdokumentation über diese Zweckentfremdungen sucht man allerdings vergeblich. Das wissen über diese Vorgehensweisen findet man nur bei den Personen, die beim Entwurf und der Implementierung beteiligt waren und dieses Wissen ist flüchtig wie Gas, wenn es aus seinem Behälter entweicht.

Genau hierin liegt aber ein sehr hohes Risiko für Unternehmen. Unbedacht werden immer wieder Veränderungsmaßnahmen an den Daten sowie den Datenströmen vorgenommen. Auslöser für Veränderungsmaßnahmen können unterschiedlicher Natur sein, wie z.B. die Einführung neuer Softwarekomponenten, anderer Datenbanken, usw., bis hin zum Austausch der zerklüfteten Softwarelandschaft zu einer einheitlichen ERP-Lösung.

Mit unbedacht meine ich, die wenigsten untersuchen im Vorfeld die betroffenen Daten und Datenströme hinsichtlich ihrer Qualität auf die Unternehmensprozesse. Was nicht im klassischen Sinne dokumentiert ist, gibt es auch nicht.

Die Folge des unbedachten Vorgehens dürfte jedem im Unternehmen bekannt sein. Völlig unerwartet werden Prozesse massiv gestört oder kommen zum Stillstand. Die Auswirkungen kennt sicherlich jeder oder kann sich diese gut ausmalen: Verärgerte Mitarbeiter, verärgerte Kunden, verärgerte Behörden, die Produktivität leidet massiv, Projekte laufen aus dem Ruder hinsichtlich der geplanten Laufzeiten und Kosten, Verknappung von Ressourcen, da diese schon verplant waren, und noch vieles mehr!

Doch es gibt eine Lösung. Auch wenn scheinbar keine Dokumentation vorliegt oder nicht vollständig und es Wissenslücken gibt über die gelebten Prozesse, so kann man doch diese Wissenslücken zum Großteil schließen, man muss nur genauer hinsehen. Denn das fehlende Wissen steckt in den Unternehmensdaten und Ihre Ströme. Bessere Zeitzeugen sowie Hinweisgeber, um die Wissenslücken zu schließen, werden Sie nirgends finden. Man muss es nur zeitnah einplanen und auch tun!

Ich bin mir sicher, das Unternehmen, die diese Erkenntnis berücksichtigen und ein entsprechendes Datenqualitätsmanagement einführen und stetig weiterentwickeln, erfolgreicher sein werden als Unternehmen, die Datenqualität nicht als ein Erfolgsfaktor verinnerlichen!