Die Auswertung des Tagesablaufs von tausenden Büroangestellten zeigt: Mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen funktioniert nicht.

Von tausenden Nutzern wurden die täglichen Aktivitäten mit der Software RescueTime dokumentiert und anschließend ausgewertet. Das Ergebnis dürfte für die meisten keine wirkliche Überraschung sein, aber bestätigt das, was jeder schon lange vermutet: „Multitasking senkt erheblich die Produktivität."

Die Grafik weiter unten zeigt beispielhaft zwei Angestellte aus der Untersuchung im Vergleich.

Die Person (linkes Diagramm), die sehr häufig zwischen verschiedenen Tätigkeiten immer wieder wechselt (496 Tätigkeitswechsel), konnte effektiv nur 33% der Zeit produktiv nutzen, 67% der Zeit wurde für andere Dinge verwendet. Hierunter fallen auch Pausenzeiten, die zwar kürzer, aber dafür viel häufiger eingelegt wurden.

Die Person (rechtes Diagramm), die sehr konzentriert und entsprechend der Priorisierung hintereinander die Aufgaben erledigte, kommt auf eine produktiv genutzte Zeit von 85%. Diese Person nahm auch nur wenige Pausen in Anspruch, dafür waren die Pausenzeiten aber länger.

Multitasking und Projektmanagement

Schädliches Multitasking ist auch eines der häufigsten Probleme im Projektmanagement. Ist zu viel Arbeit im Fluss und die Projektmitarbeiter müssen zu häufig zwischen den Aufgaben hin und her springen, besonders wenn immer weiter neue Aufgaben unkontrolliert zugefügt werden, ist es nicht verwunderlich, das fast alle Projekte immer weite über die geplante Zeit und das Budget hinausschießen.

Daher ist unbedingt darauf zu achten, Projekte und Tätigkeiten so zu staffeln und zu priorisieren, dass der WIP (Work in Progress)  nicht zu hoch ist und schädliches Multitasking vermieden wird.

(Grafik: Marco Geuer, Quelle: Havard Business Manager / RescueTime, April 2013)