SEPA-Verfahren für alle ab 01. Februar 2014 bindend

Überweisungen und Lastschriften müssen lt. der europäischen SEPA-Verordnung ab dem 1. Februar 2014 einheitlichen rechtlichen und technischen Anforderungen im EU-Zahlungsraum genügen. Die nationalen Verfahren sind in der bekannten Form so nicht mehr gültig und werden entsprechend ersetzt.

Unternehmen, die ihren Kunden heute die Bezahlung per Überweisung und/oder Lastschrift anbieten, müssen bis zum 1. Februar 2014 die nach der EU-Verordnung erforderlichen technischen Umstellungen vornehmen.

Die wesentlichen Änderungen sind...

• Verwendung von IBAN und BIC
• Datenaustausch im ISO20022-XML-Format
• Mandat und Pre-Notification bei Lastschriften

Übergangslösungen gibt es hinsichtlich bereits bestehender Lastschriften sowie beim elektronischen Lastschriftverfahren  - üblich im deutschen Handel  – und kann aufgrund einer Sonderregelung im deutschen SEPA-Begleitgesetz bis zum 1. Februar 2016 weitergeführt werden.

Besonders das neue SEPA-Lastschriftverfahren stellt Unternehmen vor einige technische sowie prozessuale Herausforderungen. Durch die Pflicht zur Einholung eines gültigen Mandats und Archivierung des selbigen sowie des Versands von Pre-Notifikations, wird die Implementierung einer Mandatsverwaltung unumgänglich. Vorausgesetzt, Unternehmen möchte weiterhin ihren Kunden das Lastschriftverfahren anbieten.

Für eine erfolgreiche Umsetzung des SEPA-Lastschriftverfahrens und Implementierung einer Mandatsverwaltung,  ist eine frühzeitige Neubewertung der Daten- und Dokumentenflüsse hinsichtlich möglicher Qualitätsschwächen und daraus resultierender Risiken (z.B.  möglicher Rückforderungen von Lastschrifteinzügen von bis zu 13 Monaten rückwirkend, bei nicht gültigen Mandat) notwendig.

Das nachfolgende Schaubild  zeigt Beispielhaft die Einbindung einer Mandatsverwaltung in die Systemlandschaft sowie die damit verbundenen Daten- und Dokumentenflüsse.

Auszugsweise nachfolgend einige Fragestellungen, die sich in Bezug auf die Datenqualität ergeben können.

• Sind von allen Kunden die IBAN und BIC vollständig und richtig vorhanden?
• Wie wird mit Dubletten umgegangen und welche negativen Auswirkungen können diese auf das SEPA-Verfahren haben?
• Auf welchen Weg sollen Pre-Notifications versendet werde und liegen die Versandadressen vollständig und korrekt vor?
• Können im Falle von vertragsbezogenen Mandaten diese eindeutig den Verträgen zugeordnet werden?
• Können wichtige Daten (Datum) für die Errechnung von Fristen zur Verfügung gestellt werden?
• Kann im Falle einer Prüfung das Mandat aus der Archivierung vollständig, richtig und fristgerecht zur Verfügung gestellt werden?
• Kann nach der Dematerialisierung des Mandats  dieses wieder vollständig und korrekt zusammengeführt werden?
• Ist der Zusammenhang Debitor/Kreditor/Schuldner/Vertragspartner  vollständig und korrekt abbildbar?
• Kann die derzeitige Zahlungsverkehrs- / Bankingsoftware die neuen SEPA-Formate erzeugen und verarbeiten?
• ...

Die Liste könnte noch endlos weiter geführt werden.

Einen Gesamtüberblick des Handlungsbedarfs ermöglicht z.B. eine Reifegradanalyse der SEPA-Konformität, individuell abgestimmt auf die Ziele des jeweiligen Unternehmens!