Schwächen in der Datenqualität bereitet Schwierigkeiten bei der Umdeutung bestehender Lastschriften

Seit dem 09. Juli 2012 ist es möglich bestehende Lastschriften in eine SEPA Lastschrift umzudeuten.

Für eine SEPA-konforme Umdeutung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden.

• Lastschriften müssen im Original mit Unterschrift vorliegen
• Lastschriften, die per Telefon, E-Mail oder Internet-Formular erteilt wurden sowie für Aufträge im Abbuchungsverfahren gibt es keine Umdeutungsmöglichkeit, hier muss ein SEPA-Mandat gesondert eingeholt werden.

• Schuldner muss in Textform über die Umstellung des Einzugsverfahrens informiert werden. Folgende Informationen müssen enthalten sein:
• Vorname und Name
• vollständige Adresse
• Gläubiger ID
• Mandats ID
• Referenz zur ursprünglichen Einzugsermächtigung
• "optional, aber zu empfehlen"- Kontoverbindung des Schuldners (Name Kreditinstitut, IBAN u. BIC)
• "optional" - Datum der Einzüge

Wer sich an die Umdeutung macht und beginnt sich mit den eigenen Daten zu beschäftigen, wird schnell feststellen, dass die Daten nur begrenzt die nötigen Informationen liefern können.

Demnach kristallisieren sich auszugsweise folgende Fragestellungen im Zusammen mit den Daten heraus.

Basisfragen

• Liefern mir die Daten eine vollständige Abgrenzungsmöglichkeit hinsichtlich der verschiedenen Zahlungsverfahren, die ich mit den Schuldnern vereinbart habe?
• Von welchen Schuldnern habe ich Original-Lastschriftvereinbarungen vorliegen?
• Bei welchen Verträgen habe ich abweichende Schuldner?
• Sind die Daten der abweichenden Schuldner vollständig?
• Habe ich von allen Schuldnern die IBAN und BIC?
• Wo muss ich Daten anreichern?
• Woher bekomme ich zusätzliche Daten und wie kann ich Daten anreichern?

Dubletten

• Habe ich Dubletten in meinen Daten?
• Welche Dublette liefert mir vollständige und richtige Informationen zu meinen Schuldner?
• Wie vermeide ich, dass ich aufgrund der Dubletten den Kunden mehrfach informiere oder sogar mehrere Mandat-ID's vergebe?

Erst eine detaillierte Datenanalyse gibt umfassend Aufschluss über die Beschaffenheit und Leistungsfähigkeit der eigenen Daten.

Wer mögliche Qualitätsschwächen in den Daten ignoriert, läuft Gefahr erhebliche Risiken einzugehen.  Die Auswirkungen können sich wie folgt wiederspiegeln:

• Irritation beim Kunden,
• Mandat nicht mehr eindeutig zuordenbar (Verletzung von Nachweispflichten),
• Mandat ungültig und damit die Möglichkeit des Schuldners bis zu 13 Monate nachträglich eine Rücklastschrift zu erwirken,
• erhöhter Bearbeitungsaufwand und damit höhere Kosten,
• verspäteter Zahlungseingang,
• Verschlechterung der Liquidität,
• weitere.

Wer einen guten Kunden-Service bieten möchte und eine möglichst risikoarme Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr bevorzugt, sollte sich unbedingt mit seinen Daten und Datenflüsse ausgiebig beschäftigen!