Vom Messen zum Steuern: Wie Unternehmen mit wenigen KPIs gezielt führen und echte Steuerungsfähigkeit erreichen

Viele Unternehmen steuern nicht – sie messen lediglich. Der Begriff KPI (Key Performance Indicator) wird dabei inflationär verwendet und verliert seine eigentliche Aussagekraft. Was meist tatsächlich gemeint ist, sind Messpunkte – Detaildaten, die für tiefergehende Analysen hilfreich sind. Der fundamentale Unterschied zwischen Steuerung und Analyse wird dadurch häufig nicht erkannt, was in der Praxis zu operativer Unschärfe, ineffizienter Ressourcenverteilung und fehlender strategischer Fokussierung führt.

Dabei hält sich in Unternehmen hartnäckig die falsche Vorstellung: „Je mehr Kennzahlen wir erfassen, desto besser wird unsere Steuerung.“ Häufig hört man in Management-Diskussionen, dass ein Projekt oder Geschäftsmodell 80 bis 120 KPIs benötige. Doch mit solchen Zahlenmengen können Führungskräfte nicht effektiv steuern – sie dienen vielmehr als Basis für tiefergehende Analysen. Tatsächlich lässt sich effektive, agile und schnelle Steuerung meist mit fünf oder weniger KPIs erreichen, wenn diese in einer klaren Ursache-Wirkungslogik miteinander verknüpft sind.

Zur transparenten und nachvollziehbaren Darstellung dieser Zusammenhänge eignen sich insbesondere Logikbäume. Diese Methode hilft bei der Definition von Data- und AI-Cases bzw. Business Cases, indem sie Ursache-Wirkungs-Ketten visualisiert. Entlang dieser Ketten können dann gezielt Messpunkte festgelegt werden, während die wenigen kritischen Einflussfaktoren durch prägnante KPIs abgebildet werden. Erst durch diese Klarheit entsteht echte Steuerungsfähigkeit.

Ein bewährtes Konzept hierfür bietet die Theory of Constraints (TOC) von Eliyahu M. Goldratt. Besonders der Strategie- und Taktikbaum aus der TOC stellt sicher, dass Unternehmen ihre strategischen Ziele (Was soll erreicht werden?) klar definieren und diese taktisch (Wie soll dies konkret erfolgen?) operationalisieren. Dadurch werden sowohl die relevanten Einflussgrößen (KPIs) identifiziert, als auch notwendige Messpunkte für vertiefte Analysen definiert.

Ein klar strukturiertes KPI-System, unterstützt durch Logikbäume wie den Strategie- und Taktikbaum der TOC, schafft somit Orientierung, Klarheit über Verantwortlichkeiten und ermöglicht eine zielgerichtete Priorisierung der verfügbaren Ressourcen. Messpunkte behalten dabei ihre wichtige Funktion – jedoch als analytisches Rückgrat, das tiefere Einblicke liefert, wenn gezielt Ursachen erforscht werden müssen.

Der Aufbau eines wirkungsvollen, dateninspirierten Steuerungssystems beginnt daher mit einer konsequenten Unterscheidung zwischen echten KPIs und reinen Messpunkten. Erst wenn diese Trennung systematisch umgesetzt und durch visuelle Logikmethoden klar dargestellt wird, entsteht ein Führungssystem, das tatsächlich steuert und nicht nur dokumentiert.

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