The Data Economist Blog (DE) | Etablierung einer Data Inspired & Digital Culture

Die zunehmende Bedeutung von Archivsystemen und deren Datenqualität

Die Bedeutung von elektronischen Archivsystemen hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen und somit der Stellenwert der Datenqualität!

Anfänglich wurden elektronische Archivsysteme eher wiederwillig aus gesetzlichen Gründen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten betrieben. "Denn das, was ich elektronisch erzeuge, sollte auch möglichst elektronisch Archiviert werden." So sah es der Gesetzgeber mit der ab 1995 in Kraft getretenen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) vor. Außerdem war es einfach der technologische Fortschritt dem man folgte.

Daten sind das Spiegelbild der gelebten Prozesse

Trotz der massiven Einführung von ERP-Lösungen der letzen 10 – 20 Jahre in den Unternehmen, stellen wir in unseren Projekten immer wieder fest, dass in Datenbanken / Systemen „Felder und Feldeinträge“ immer wieder zweckentfremdet werden, um Prozesse mit erweiterten Informationen besser zu steuern. Hierbei geschieht dies nicht beschränkt auf einzelne Lokalitäten, sondern Themen, Abteilungs-, Bereichs oder gar Unternehmensweit, so wie es erforderlich ist entsprechende Prozesse steuerbar zu machen.

Auswirkungen schlechter Datenqualität auf die Geschäftsprozesse

Schlechte Datenqualität ist kein lokal sporadisch auftretendes Phänomen, sondern hat immer eine Historie und zieht sich durch das ganze Unternehmen und wenn man nichts unternimmt dagegen, dann verschlimmert es sich sogar im Laufe der Zeit. Genau diese sich verschlimmernden Auswüchse treten scheinbar zusammenhangslos an verschiedenen Stellen in unterschiedlicher Intensität an den Tag und verursacht Schäden in Form von Kundenreklamationen, gesteigerte Verwaltungskosten, sinkendes Image, Fehlentscheidungen durch ungenaue oder irreführende Kenzahlen und führt zur einer weiteren Verschlechterung der Produktivität von Organisationen.

Zusammenhang Datenqualität (DQ) und Compliance

Was hat Datenqualität eigentlich mit Compliance zu tun?

Wenn wir mal die letzten 10 – 15 Jahre bis heute zurückblicken, müssen wir feststellen, dass für die Unternehmen viele neue gesetzliche Regelungen entstanden sind oder diese nach und nach verschärft wurden, mit dem einen Ziel, mehr Transparenz zu schaffen. Hier sind so tolle Abkürzungen entstanden wie z.B. GoBS, GDPdU, KonTraG, Basel II, BDSG, usw.

Definition Datenqualitätsmanagement

Um heraus zu finden, ob Datenqualitätsmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist, welches mittlerweile immer weniger bestritten wird, müssen wir uns zuerst mit der Definition von Daten- und Informationsqualität sowie dem Management dieser beschäftigen.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, warum denn plötzlich auch Informationsqualität? Nun, da Daten die Basis für Informationen sind, ist es sinnvoll dies im Zusammenhang zu betrachten!

Die Situation

In welcher Situation befinden sich Unternehmen und was wird die Zukunft bringen?

Diese Frage kann jeder aufmerksame Zeitungsleser und Nachrichtengucker mit Leichtigkeit beantworten. Zumindest was die derzeitige Situation angeht, was die Zukunft bringt, wird schon schwieriger sein.

Man gewinnt den Eindruck, dass die Welt sich immer schneller dreht und drehen wird. Das bedeutet nicht nur für jeden einzelnen, dass der Anpassungsdruck sich erhöht, sondern auch, dass sich Unternehmen und sonstige Organisationen immer schneller veränderten Rahmenbedingungen anpassen müssen, wenn diese weiterhin überleben und erfolgreich sein wollen!

Sind Sie nicht auch der Meinung, dass Datenqualitätsmanagement (DQM) langweilig, nutzlos, keine wesentlichen Verbesserungen bringt, damit uninteressant und keine Managementaufgabe ist?

Also eher was für Romantiker mit viel Zeit zum träumen?

Oder anders und weniger provokant gefragt:

Ist Datenqualitätsmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen, wie wirkt sich schlechte Datenqualität auf das Unternehmen aus und was sind sinnvolle Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität?